SISTEMA EVENTOS - UMA NOVA FACILIDADE PARA SEU PMS

Estamos no clima de um dos maiores eventos do mundo: a copa!

Por isso, trouxemos algumas curiosidades sobre essa grandiosa competição e tudo o que acontece paralelamente, no Catar e no Brasil. 

Também falaremos sobre o Software Eventos da Desbravador, um programa para gerenciar qualquer evento, de ponta a ponta.

Alguns números

Entre os dias 20 de novembro e 18 de dezembro, serão realizadas 64 partidas de futebol e diversas atrações que envolvem arte, cultura, gastronomia, música e esportes. O país sede garante “emoção incomparável, experiências incríveis e novas descobertas”.

O Catar, que tem aproximadamente 3 milhões de habitantes, deve receber mais de um milhão de turistas nas duas primeiras semanas do campeonato.

São 32 seleções classificadas. Somente a delegação brasileira embarcou com 74 pessoas. Para hospedar a seleção, comissão e staff, estão reservados 200 quartos, além de uma ala exclusiva de um luxuoso hotel 5 estrelas de Doha.

Em períodos convencionais, o país árabe dispõe de 30 mil quartos de hotel. Para a copa, estima-se um aumento de 70 mil acomodações.

Para suprir a demanda de hospedagens, três transatlânticos ficarão atracados na capital para receber em média 11 mil turistas.

Eventos paralelos

Mais de 90 eventos oficiais estão programados para o período. Só um dos festivais de música eletrônica terá capacidade para receber mais de 25 mil pessoas.

Para aproveitar ao máximo o momento da competição, uma agência de turismo esportivo criou uma experiência inovadora, em um hotel de luxo, para os turistas apaixonados por futebol.  

De acordo com a Sue Holt, da Expat Sport: “O bar esportivo do hotel será transformado em uma fan zone de uma das patrocinadoras do torneio de futebol, e convidados especiais participarão dos eventos durante todo o torneio, além de poder participar de desafios e competições esportivas durante a estadia. Esse é um produto novo no setor de hospitalidade de Dubai.

Estamos colaborando com parceiros oficiais da Copa do Mundo para tornar a experiência única e imersiva para os hóspedes.”

Como essas programações são privilégio para poucos, diversos países terão a própria agenda de eventos durante os 29 dias de jogos.

Para que os brasileiros tenham um gostinho do que acontecerá no país do oriente médio, uma grandiosa festa idealizada pela federação internacional ocorrerá no Catar e também em São Paulo, Rio de Janeiro, Cidade do México, Dubai, Londres e Seul. Serão espaços para música, arte, entretenimento e muita bola!

Além desse, há outros momentos de celebração agendados por todo o Brasil.

Diversos hotéis, pousadas e resorts estão com calendário especial para a copa. Telões para assistir as partidas, shows, djs, atrações artísticas, jogos e atividades alusivas a futebol, jantares temáticos e pratos típicos, como o churrasco, a feijoada e a caipirinha serão algumas das atrações. Tudo para deixar aquele clima de jogo da seleção que todo brasileiro ama!

Como organizar o evento

Para manter a alegria e oferecer serviços perfeitos e experiências inesquecíveis, tudo começa a ser pensado e concretizado com muita antecedência, pois envolve inúmeros detalhes, tais como: equipes, orçamentos, estrutura, segurança, decoração, logística, som, protocolo, convites, limpeza, dentre muitos outros.

Para auxiliar na gestão, antes, durante e depois do evento, as etapas a seguir descrevem de maneira simplificada como organizar um evento de sucesso.

1 - Definir e detalhar o objetivo;

2 - Planejar as variáveis controláveis e incontroláveis;

3 - Organizar equipes, estrutura, cronograma, orçamento;

4 - Executar o evento;

5 - Realizar o pós-evento;

6 - Avaliar os resultados.

Como citado acima, esse é um modelo resumido, para cada um dos pontos há diversas ramificações. Se algo for esquecido ou mal executado, poderá ter um resultado bastante negativo na satisfação dos participantes.

Por isso, planejamento, organização e controle são primordiais, especialmente quando esses eventos não fazem parte das atividades rotineiras do hotel, pousada ou resort. 

SOFTWARE EVENTOS - DESBRAVADOR

Conhecendo de ponta a ponta as necessidades envolvidas na programação, concretização e avaliação de eventos, a Desbravador dispõe ao setor hoteleiro e de multipropriedades o Sistema Eventos - um módulo de gerenciamento para diferentes ocasiões.

Fácil de incorporar ao PMS do seu hotel, o programa abrange desde o cadastro de um novo evento, até a emissão de relatórios.

Tudo pode ser registrado, organizado e acompanhado detalhadamente. Veja:

• Evento - realiza um cadastro completo do evento com datas, categoria, área de interesse, status, departamentos envolvidos, (pessoas e setores responsáveis por cada necessidade).
• Ambientes - dá acesso aos tipos, medidas, móveis disponíveis, capacidade, além de ser possível incluir imagens dos locais.
• Equipamentos - são descritos com modelos, valores das diárias, locais e horários que devem ser instalados e retirados.
• Cardápio - refeições e cardápios completos para diferentes momentos.
• Hospedagem - tipos de unidades habitacionais, controle do número de pessoas e de refeições.
• Envolvidos - todas as pessoas (internas e externas) que fazem parte, com diferentes permissões de acesso.
• Relatórios - ao final, é possível analisar a performance do evento com dados seguros.

Também é possível gerenciar pagamentos, adicionar documentos como ordens de serviço ou contratos. Permite ainda a visualização do quadro geral e oferece resumo de cada um dos eventos.

O programa Eventos é muito intuitivo e simples de trabalhar e faz integração rápida com os softwares da Desbravador.

Aproveite esse momento promissor para o setor de eventos e acrescente essa tecnologia ao PMS do seu hotel, pousada, resort ou multipropriedade.

Solicite uma demonstração detalhada e saiba como adicionar essa facilidade ao seu sistema.

vendas@desbravador.com.br | (49) 3321 0900