SISTEMA DE EVENTOS PARA HOTÉIS

Para garantir a relevância no mercado de hospitalidade, é preciso que hotéis, pousadas e outros meios de hospedagem inovem constantemente.

Oferecer somente estadia e alimentação não é o suficiente para manter os hóspedes habitué e nem para conquistar novos clientes.

Dentre as alternativas de se manter relevante e ativo no mercado, uma ótima alternativa é disponibilizar serviços de eventos.

Esse segmento tem diversas vantagens e pode ser muito lucrativo pois:

• Ajuda a expandir o negócio;
• Divulga o hotel ou pousada, principalmente nas redes sociais, inclusive pelo compartilhamento de fotos e de vídeos de clientes;
• Fortalece a marca;
• Mantém a entrada de receita mesmo em períodos de baixa temporada;
• Aumenta a base de clientes;
• Faz crescer os lucros.

Tipos de eventos

As possibilidades que envolvem os eventos fazem com que sejam adaptáveis para diversos portes e tipos de meios de hospedagens. É possível promover um mini wedding para até 50 convidados, assim como convenções para empresas com mais de 800 participantes. Tudo é evento.

Os mais comuns promovidos em hotéis, pousadas e resorts são:

Sociais

Casamentos, aniversários, batizados e outros tipos de comemorações.

Eventos coorporativos

Seminários, reuniões, workshops, aulas, congressos, confraternizações empresariais e outros.

Estrutura necessária para realização de eventos em hotéis ou pousadas

Hotéis e pousadas que decidem entrar no mercado de eventos precisam não só de infraestrutura adequada, facilidades e diferenciais, mas também de estratégias eficazes para divulgar esses serviços.

Neste contexto, a combinação de experiências únicas para os clientes e uma comunicação bem planejada garantem que a propriedade se torne um destino desejado para diversos tipos de eventos.

Vamos conhecer o que é fundamental para quem busca atuar no setor de eventos?

Espaços

Para atender em diferentes ocasiões, é preciso ter uma variedade de espaços, preferencialmente internos e externos, como:

• Salas de reuniões e salões de múltiplo uso: devem ser versáteis para facilitar a personalização conforme a necessidade e número de participantes.                               
• Espaços ao ar livre com áreas verdes: jardins, terraços ou áreas de piscina podem ser ideais para eventos como casamentos, batizados, aniversários e outras festas.
• Estacionamento: um estacionamento amplo e seguro é essencial, especialmente para eventos de grande porte.

Equipamentos e suporte técnico             

Contar com equipamentos básicos de som, luz e imagem, além de internet de qualidade é fundamental para garantir o sucesso dos eventos. Também é importante considerar a contratação de um técnico ou de uma equipe de suporte.

Serviços de alimentos e bebidas

A maioria dos eventos envolve o consumo de alimentos e bebidas, por isso, oferecer serviços de catering* é essencial.

*O que é catering?

Catering refere-se ao serviço de fornecimento de alimentos e bebidas para eventos e reuniões que acontecem dentro de um hotel, pousada ou outros espaços. Podem oferecer coffee break, almoços de negócios, banquetes e grandes recepções.

Acomodações

Oferecer pacotes que incluam hospedagem são indispensáveis, especialmente para convenções, casamentos e outras ocasiões que, normalmente, os convidados são de outras cidades.

Com o planejamento de estrutura, pessoal e serviços prontos, é hora de pensar em maneiras eficientes de divulgá-los para o público-alvo.

Estratégias de divulgação de serviços de eventos em hotéis e pousadas

Marketing digital

Site e informações estratégicas

Tenha um site e uma seção especial sobre os eventos, inclua o máximo de informações e atrativos possível, como medidas e plantas baixas para que os interessados conheçam as opções.

Além disso, inclua fotos dos espaços vazios e dos eventos já realizados.

Outra estratégia assertiva para atrair um público qualificado é contar com profissionais de marketing de conteúdo (para produção de textos e outros materiais) e utilizar técnicas de SEO para melhorar o posicionamento nos motores de busca.

O que é SEO?

SEO, que significa “Search Engine Optimization” (Otimização para Motores de Busca, em português), é o conjunto de técnicas e estratégias utilizadas para melhorar a visibilidade de um site nos resultados orgânicos (não pagos) em motores de busca como o Google.

Redes sociais

Use plataformas como Instagram, Facebook e LinkedIn para promover os serviços de eventos. Postagens com fotos e vídeos das comemorações e encontros passados podem atrair novos clientes.

Google Ads e Facebook Ads

Esses tipos de anúncios são segmentados para públicos específicos, utilizando critérios como palavras-chave, localização, idioma, dispositivo, assim como comportamentos e interesses. Isso aumenta a relevância dos anúncios e melhora a taxa de conversão.

Parcerias

Divulgue seu hotel ou pousada e firme parcerias com organizadores e agências de eventos. Esses profissionais têm contato direto com quem busca realizar eventos, por isso, têm alto poder de influência. Dessa forma, é primordial que conheçam seu negócio e todas as possibilidades que podem ser oferecidas aos clientes.

Marketing de conteúdo

Blog

Crie textos e conteúdos educativos sobre o universo dos eventos que sejam de interesse do seu público.

Por exemplo: Se o objetivo é promover casamentos ao livre, alguns dos assuntos que o seu hotel ou pousada poderá abordar em textos, vídeos e entrevistas com profissionais da área, são:

• Checklist completo para o seu casamento;
• Dicas para promover um casamento ao livre de sucesso;
• 10 vantagens de casar em um hotel;
• As melhores opções para o cardápio do seu casamento.

Newsletter

Esses conteúdos também poderão ser encaminhados em formato de newsletter. Por meio de um sistema de CRM (Sistema de Relacionamento com o Cliente) fica mais fácil cadastrar contatos e clientes, organizar, enviar materiais e fazer o acompanhamento de campanhas.

Ler sobre o sistema de CRM para hotéis da Desbravador.

Depoimentos e conteúdos pós-eventos

Se for possível, publique depoimentos de clientes e cerimonialistas que já utilizaram os serviços de eventos. Também é interessante colocar no blog alguns conteúdos e textos sobre celebrações e reuniões realizadas no seu meio de hospedagem.

Participação em feiras e exposições

Participar de feiras de noivas, exposições de turismo e eventos corporativos pode ajudar a aumentar a visibilidade e construir uma rede de contatos.

Pacotes Promocionais

Além de vender o evento, é interessante que os participantes também fiquem hospedados no hotel ou pousada.

Desse modo, ofereça pacotes com descontos para grupos ou para clientes que reservem múltiplos serviços.

Como organizar um bom evento no seu hotel ou pousada

Para orquestrar um evento de sucesso é necessário muita estratégia, planejamento e organização. Ademais, tudo que estiver relacionado ao evento deve ser coordenado com as operações diárias do hotel ou pousada.

Por isso, além de contar com o sistema hoteleiro, que é indispensável para a administração do hotel, uma das alternativas para o gerenciamento desses eventos é um sistema específico, conectado ao PMS.

Entendendo a dinâmica de gerenciamento de hotéis e pousadas e a importância do controle dos eventos de forma integrada, a Desbravador conta com o Sistema Eventos, uma tecnologia completa, com diversos recursos que centralizam todas as demandas relacionadas às festas e comemorações.

Sistema Eventos da Desbravador

Para gerenciar qualquer evento, de ponta a ponta

Promover uma reunião, um casamento ou uma festa temática requer muitas atividades e etapas, antes, durante e depois do evento.

Para que tudo saia como planejado, o módulo de gerenciamento de eventos da Desbravador é a ferramenta mais completa e eficiente do mercado.

Pode ser personalizado para atender diversos negócios.

• Bares
• Restaurantes
• Casas de entretenimento
• Hotéis, pousadas e resorts
• Multipropriedades e outros

Conheça algumas das funcionalidades do sistema, que abrange desde o planejamento até a avaliação pós-evento.

• Abrange desde o planejamento até a avaliação pós-evento.
• Para facilitar o dia a dia e ter uma visão geral dos eventos, possui vários dashboards informativos.​
• ‌Registra todas as informações​ e documentos do evento de forma completa e organizada.​

Disponibiliza menu prático para inserir as solicitações do evento. ​

• Ambientes;​
• Alimentos e bebidas;​
• Equipamentos e serviços;​
• Reservas;​
• Pagamentos;​
• Comissões;​
• Descontos.

Oportuniza o acompanhamento​ das atividades relacionadas aos eventos por meio ​de metodologias ​ágeis.

‌Garante a inclusão de cardápios, conforme a necessidade do cliente.​

Também registra o local que será servida a refeição ou faz a reserva do espaço para servir.

‌Viabiliza a reserva de apartamentos.

‌Registra as informações referentes​ a negociação do evento.

‌Organiza arquivos e documentos em um só lugar.​

‌Possibilita cadastrar usuários, controlar​ permissões e enviar mensagens entre os membros da equipe. ​

‌Assegura a avaliação e a análise dos resultados do evento por meio de relatórios confiáveis e seguros.

Quer promover experiências únicas e memoráveis aos hóspedes?

Fale com nosso time e agende uma demonstração do Sistema Eventos da Desbravador.

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