O QUE É FLUXO DE CAIXA E COMO UTILIZÁ-LO NO SEU PMS HOTELEIRO?

Considerado um dos mais importantes instrumentos gerenciais da empresa, no fluxo de caixa são ponderados dois pontos: os valores arrecadados com a venda de hospedagens e de outros serviços de hotelaria, e os pagamentos realizados para diversos fins, tais como: fornecedores, folhas de pagamento, taxas, matérias-primas e insumos, dentre outros. 

É um método financeiro apropriado para: 

• Registrar;
• Demonstrar; 
• Planejar; 
• Organizar; 
• Coordenar; 
• Dirigir o capital do negócio em um determinado período.  

A palavra “caixa”, refere-se à “moeda” ou qualquer outro recurso da mesma natureza que possa ser prontamente convertido em moeda (PIX, depósitos etc.). 

QUAL A IMPORTÂNCIA DO FLUXO DE CAIXA NA HOTELARIA?

Esse instrumento apresenta-se como um ótimo indicador de futuro financeiro da propriedade, pois aponta todas as entradas e saídas. O resultado dessas receitas e despesas é o saldo disponível no caixa, a cada dia, semana ou mês. 

O demonstrativo do fluxo de caixa, em relatórios estruturados, dá condições ao administrador de detectar com antecedência os valores necessários para o negócio, possibilitando a tomada de decisões para evitar a escassez ou excedente de dinheiro no caixa. Os períodos sazonais em muitos hotéis e pousadas é um exemplo de indicador que deve ser considerado, analisado e comparado a anos anteriores, quando possível.

COMO FAZER UM FLUXO DE CAIXA PARA SEU HOTEL OU POUSADA?

Já ficou claro que essa solução facilita muito a gestão hoteleira, pois demonstra:

• Os valores de entrada e os a receber;
• As contas que deverão ser quitadas em breve;
• O saldo que ficará disponível.

Por todas as características do fluxo de caixa, seguem algumas dicas para estruturar e iniciar a implantação da ferramenta:

• Especialistas sugerem que deve ser projetado dia a dia para os primeiros 30 dias;
• No segundo e no terceiro mês, pode ser apresentado por semana ou quinzena; 
• E do quarto ou sexto mês em diante, pode ser por mês. 

Alguns pontos para iniciar: 

• Informar às equipes sobre a implantação da ferramenta, desde os executivos, gerentes, analistas, recepcionistas e demais envolvidos na gestão do hotel, hostel ou pousada; 
• Integrar os setores ao modelo: Administrativo, Financeiro, Contábil, Estoque, Recepção e outros; 
• Definir o fluxo de informações; 
• Escolher o método, como, softwares que atendam às necessidades; 
• Registrar todas as entradas e saídas; 
• Categorizar as movimentações (vendas à vista ou a prazo, pagamentos de despesas ou taxas); 
• Registrar possíveis entradas prevista para até 3 meses;
• Fazer testes e treinamentos; 
• Acompanhar regularmente os processos e ouvir os feedbacks da equipe;  
• Criar controles financeiros adequados, principalmente de movimentação bancária; 
• Se o saldo geral foi positivo, é interessante ter um plano de investimentos; 
• No caso de fluxo negativo, é vital analisar detalhadamente os pontos críticos e traçar estratégias para reverter a situação. 

TECNOLOGIAS PARA GERIR O FLUXO DE CAIXA

Considerando que o fluxo de caixa é um instrumento fundamental para os gestores saberem com precisão qual a situação financeira da empresa e, com base no resultado, decidir os caminhos a seguir, a organização de dados e informações é fundamental para uma leitura clara e tomada de decisões seguras.

Por isso, é preciso estruturar por períodos, fazer comparativos, acessar dados retroativos, cruzar informações de outros setores. Muitos hotéis, hostels e pousadas tentam realizar esse processo manualmente, fazendo-o em planilhas ou até em cadernos, porém, essas metodologias são trabalhosas, demoradas, isoladas e, muitas, vezes, passíveis de erros.

PMS PARA GESTÃO HOTELEIRA

Para evitar esses impasses, as tecnologias próprias para administração hoteleira são as opções mais sólidas e seguras, e podem ser utilizadas por todos os envolvidos no negócio, unificando e organizando as operações.

Nesse caso, os métodos mais eficientes e acessíveis são os PMS (sigla em inglês para o termo “Property Management System”, que em português significa Sistema de Gestão de Propriedade ou Sistema de Gestão Hoteleira, clique aqui para saber tudo sobre PMS).

A Desbravador, como referência do desenvolvimento desses softwares de gestão hoteleira, estrutura todos os sistemas com funcionalidades que atendam integralmente todos os setores da propriedade.

No caso do fluxo de caixa e outras ferramentas ligadas ao financeiro, contábil ou fiscal da hotelaria, são totalmente integradas, de fácil operação até mesmo para quem não é especialista da área e não tem tanta familiaridade com programas de gestão de hotel.

 Um desses PMS é o 3.0 Web da Desbravador.

SOFTWARE 3.0 WEB

Um sistema de gestão hoteleira que dá autonomia para administrar o negócio, acompanhar as reservas e monitorar dados. Especialmente desenvolvido para hotéis, pousadas ou hostels pequenos ou médios.

Conheça algumas vantagens do 3.0 Web

Gerência financeira: Esse módulo realiza o controle de contas a pagar e a receber, fluxo de caixa e contas correntes;

Caixa: Registra e organiza os recebimentos, reforços e retiradas. Além disso, demonstra as formas de pagamento e o tipo de moeda (Real, Dólar, Euro e outras);

Praticidade: O caixa pode ser fechado em poucos cliques, assim como a consulta ao caixa atual ou a outras opções disponíveis;

Plano financeiro: Classifica as receitas e as despesas em diferentes grupos para uma análise mais controlada e eficiente da gestão hoteleira;

Integrado: Unifica Financeiro, Contábil e Fiscal e outros setores, o que facilita o cruzamento e a organização de todas as informações relativas à operação;

Personalizado: Tecnologia própria para emissão de documentos fiscais eletrônicos;

Relatórios: Documentos operacionais e gerencias com diversos filtros para configuração conforme a necessidade da administração hoteleira.

Além disso, o PMS 3.0 Web da Desbravador:

• Oferece mapas de UHS, de unidades e de tarifas superintuitivos, fáceis de usar, interpretar e controlar;
• Interage com canais de venda online e permite enviar disponibilidades, tarifas e recebimento automático de reservas;
• Atualiza as informações sincronicamente para todas as pessoas que têm acesso à gestão do hotel.
• É totalmente armazenado na nuvem, o que garante a gestão hoteleira a qualquer hora e de qualquer lugar. Através da criptografia com certificado digital, tudo por ser realizado com 100% de segurança;
• Pode ser feito login via computador, notebook, tablet ou celular;
• É sinônimo de economia, pois, como não há necessidade de instalação local, reduz os custos de equipamentos e de manutenção;
• Controla tarifas variáveis de acordo com a sua configuração e é flexível para a incorporação de diversos módulos;

Essas facilidades permitem fazer a gestão hoteleira, acompanhar reservas e monitorar os resultados com mais comodidade e segurança.

Entre em contato para receber uma demonstração detalhada do PMS 3.0 Web, um software completo e extremamente confiável para projeção de fluxo de caixa e para a gestão administrativa e financeira.

vendas@desbravador.com.br | (49)3321 0900